Všeobecné obchodní podmínky

1.1 Tyto Všeobecné obchodní podmínky (dále jen VOP) vydává společnost FaktFlow s. r. o., IČO: 23629312, DIČ: CZ23629312, se sídlem Korunní 2569/108, Vinohrady, 101 00 Praha 10, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C 430409, datová schránka: rur3dbf (dále jen Poskytovatel), a upravují vzájemná práva a povinnosti Poskytovatele a Klienta při poskytování přístupu k softwarové platformě FaktApp prostřednictvím sítě internet (model SaaS — Software as a Service).

1.2 Tyto VOP jsou nedílnou součástí Smlouvy uzavřené mezi Poskytovatelem a Klientem. V případě rozporu mezi Smlouvou a VOP mají přednost ustanovení Smlouvy.

1.3 Platforma FaktApp je tvořena moduly, jejichž aktuální seznam včetně popisu funkčnosti a Podmínek modulu je zveřejněn na faktflow.cz/moduly. Dostupnost jednotlivých modulů závisí na zvoleném tarifu a objednávce. Poskytovatel je oprávněn Platformu rozšiřovat o nové moduly; nové moduly se stávají součástí těchto VOP jejich zveřejněním na faktflow.cz/moduly, aniž by bylo nutné VOP formálně měnit.

1.4 Tyto VOP se vztahují na všechny moduly Platformy společně. Odchylná nebo doplňující ujednání ke konkrétnímu modulu jsou uvedena v Podmínkách modulu dle čl. IX těchto VOP.

1.5 Služba je určena výhradně podnikatelům — právnickým osobám a fyzickým osobám-podnikatelům (OSVČ). Registrace vyžaduje zadání platného IČO; bez IČO nelze účet zřídit. Uzavřením Smlouvy Klient potvrzuje, že jedná v rámci své podnikatelské nebo profesní činnosti a nikoliv jako spotřebitel. Ustanovení § 2389a až § 2389u OZ (smlouva o poskytování digitálního obsahu ve vztahu ke spotřebiteli) se nepoužijí.

Definice pojmů

2.1 Smluvní vztah vzniká podpisem Smlouvy oběma smluvními stranami, nebo — v případě online registrace — odsouhlasením těchto VOP v registračním rozhraní na faktflow.cz. Okamžikem aktivace účtu nebo doručení potvrzení objednávky je uzavřena Smlouva.

2.2 Smlouva se uzavírá na dobu neurčitou, není-li v objednávkovém formuláři sjednána doba určitá.

2.3 Automatické obnovení předplatného: Předplatné se po uplynutí sjednaného období automaticky obnovuje o další období stejné délky. K obnově nedojde, pokud některá ze stran písemně (e-mailem) oznámí druhé straně záměr Smlouvu neobnovit. U ročního předplatného je takové oznámení nutné doručit nejpozději 1 měsíc před uplynutím předplatného období; u měsíčního předplatného postačí oznámení kdykoliv před začátkem nového období.

2.4 Každá ze stran je oprávněna Smlouvu písemně vypovědět (e-mailem nebo doporučenou poštou) s výpovědní dobou 30 dní, počínající prvním dnem kalendářního měsíce následujícího po doručení výpovědi.

2.5 Poskytovatel je oprávněn Smlouvu okamžitě ukončit (bez výpovědní doby) v případě, že:

• a) Klient je v prodlení s úhradou ceny za Službu o více než 30 dní;
• b) Klient závažně nebo opakovaně porušuje tyto VOP nebo platné právní předpisy;
• c) Klient používá Platformu způsobem porušujícím práva třetích stran nebo dobré mravy;
• d) Klient vstoupí do insolvence, podá návrh na insolvenční řízení nebo vstoupí do likvidace;
• e) Klient zneužije znalosti o myšlenkách, principech nebo konfiguraci, na nichž je Platforma postavena.

2.6 Poskytovatel může poskytování Služby ukončit ze závažných provozních důvodů (např. ukončení provozu Platformy), a to po předchozím písemném upozornění Klienta nejméně 2 měsíce předem.

3.1 Aktuální nabídka tarifů a jejich ceny jsou zveřejněny v Ceníku na faktflow.cz/cenik. Funkční rozsah tarifů a provozní parametry jsou uvedeny v Podmínkách služby na faktflow.cz/sluzba. Poskytovatel je oprávněn nabídku tarifů měnit, rozšiřovat nebo rušit; změny cen se řídí čl. IV těchto VOP.

3.2 Zkušební období: Poskytovatel může nově registrovaným Klientům nabídnout bezplatné zkušební období v délce 14 dní. Po jeho uplynutí se účet přepne do bezplatného tarifu, pokud si Klient nezvolil placený tarif. Zkušební období může každý Klient využít pouze jednou.

3.3 Bezplatný tarif: Pokud Poskytovatel nabízí bezplatnou úroveň Služby, je oprávněn bez předchozího upozornění měnit její rozsah, omezit ji nebo ukončit. Pokud Klient nevykazuje aktivitu déle než 2 roky, může Poskytovatel data bezplatného účtu smazat.

3.4 Přechod na nižší tarif: Přechod na nižší tarif je možný; Klient bere na vědomí, že může dojít k omezení rozsahu Služby a potenciální ztrátě dat přesahujících limity nižšího tarifu. Klient je na tuto skutečnost upozorněn v uživatelském rozhraní před provedením změny.

3.5 Po uplynutí předplacené doby, pokud Klient předplatné neobnoví, přepne se účet do bezplatného tarifu (pokud je dostupný), nebo bude přístup ke Službě omezen.

3.6 Poskytovatel je oprávněn Platformu průběžně rozvíjet, upravovat a aktualizovat. Nové funkcionality zařadí do příslušných tarifů dle svého uvážení; není na ně právní nárok. Změny, které neomezují stávající funkčnost Klientova tarifu, nepředstavují změnu Smlouvy.

4.1 Cena za Službu je stanovena dle aktuálního Ceníku platného ke dni uzavření Smlouvy. Ceny jsou uváděny bez DPH; DPH je účtováno v zákonné výši. Poskytovatel je plátcem DPH.

4.2 Cena je splatná předem na základě vystavené faktury se splatností 14 dní ode dne vystavení. Pro každou platbu Poskytovatel vystaví daňový doklad a zašle ho na e-mailovou adresu uvedenou v objednávce.

4.3 Platbu lze provést bezhotovostním převodem nebo platební kartou online. Opakované platby kartou: po první autorizaci bude fixní platba probíhat ve zvolených intervalech bez nutnosti zadávání dalších údajů. Klient může opakované platby kdykoliv ukončit prostřednictvím svého uživatelského účtu nebo na adrese sales@faktflow.cz; Poskytovatel potvrdí do 1 pracovního dne.

4.4 Roční předplatné: Při ročním předplatném Klient uhradí celou roční cenu předem. Roční předplatné je zlevněno dle aktuálního Ceníku.

4.5 Nevracení předplatného: Klient bere na vědomí a výslovně souhlasí s tím, že v případě předčasného ukončení Smlouvy z jeho strany — bez ohledu na důvod — nemá nárok na vrácení již uhrazeného předplatného, a to ani poměrné části odpovídající nevyčerpanému období. Přístup ke Službě trvá do konce předplaceného období, poté je deaktivován. Výjimky jsou uvedeny v čl. 4.6.

4.6 Výjimky z pravidla nevracení: Předplatné bude Klientovi vráceno poměrně pouze v těchto případech:

• a) Poskytovatel ukončí provoz Platformy a nenavrhne Klientovi náhradní řešení s minimálně srovnatelnou funkčností;
• b) Klient oprávněně odstoupí od Smlouvy z důvodu podstatného porušení povinností Poskytovatele (nedosažení SLA dle čl. VIII po dobu tří po sobě jdoucích měsíců).

4.7 Inflační doložka: Cena Předplatného se vždy k 1. března každého kalendářního roku automaticky navyšuje o míru inflace vyjádřenou přírůstkem průměrného ročního indexu spotřebitelských cen za uplynulý kalendářní rok, vyhlášenou ČSÚ. Navýšení se zaokrouhlí na celé koruny nahoru. Tato inflační indexace se uplatní pouze pokud míra inflace překročí 5 % od posledního navýšení ceny.

4.8 Změna cen Ceníku: Poskytovatel je oprávněn změnit ceny Ceníku s předchozím oznámením Klientovi nejméně 30 dní před dnem účinnosti změny. Pokud Klient se změnou nesouhlasí, je oprávněn Smlouvu vypovědět dle čl. 2.4.

4.9 Smluvní pokuta za prodlení: V případě prodlení s platbou je Poskytovatel oprávněn:

• a) účtovat smluvní pokutu z prodlení ve výši 0,05 % z dlužné částky za každý i započatý den prodlení;
• b) po marném uplynutí 14denní náhradní lhůty přístup ke Službě omezit nebo ji deaktivovat.

5.1 Klient se zavazuje:

• a) používat Platformu výhradně způsobem, který je v souladu s těmito VOP a platnými právními předpisy;
• b) chránit přístupové údaje a neposkytovat je třetím osobám; neprodleně informovat Poskytovatele o každém zjištěném nebo podezřelém zneužití přístupových údajů;
• c) zajistit, aby počet aktivních Uživatelů nepřekračoval licencovaný rozsah zvoleného tarifu;
• d) poskytovat Poskytovateli správné, úplné a aktuální fakturační a kontaktní údaje;
• e) nahrávat do Platformy pouze obsah, ke kterému má právo (z hlediska GDPR, autorského práva apod.).

5.2 Klientovi je zakázáno:

• a) zpřístupňovat Platformu neoprávněným třetím stranám, ani ji dále prodávat či sublicencovat bez výslovného souhlasu Poskytovatele;
• b) provádět reverzní inženýrství, dekompilaci nebo jiné operace směřující k získání zdrojového kódu;
• c) používat Platformu k šíření malware, nevyžádané pošty, ke scrapingu nebo jiným aktivitám poškozujícím Poskytovatele nebo třetí strany;
• d) přistupovat ke Službě automatickými nástroji (boti, skripty) bez předchozího písemného souhlasu Poskytovatele, pokud to nevyplývá ze samotné podstaty API integrace;
• e) provádět penetrační testy nebo analýzy zranitelností Platformy bez předchozího souhlasu Poskytovatele;
• f) záměrně přenášet nadměrný objem dat, který by nadměrně zatížil infrastrukturu Služby.

5.3 Zpětná vazba: Pokud Klient poskytne Poskytovateli zpětnou vazbu ke Službě (např. návrhy na zlepšení, nové funkce), nebude tato zpětná vazba považována za důvěrnou. Implementace takové zpětné vazby je vlastnictvím Poskytovatele.

5.4 Klient je zodpovědný za veškeré aktivity uskutečněné pod jeho účtem, včetně aktivit Uživatelů, jimž přístup udělil.

6.1 Poskytovatel se zavazuje:

• a) zpřístupnit Klientovi Platformu po celou dobu trvání Smlouvy v rozsahu zvoleného tarifu;
• b) zajistit technickou podporu v pracovních dnech 9:00–17:00 prostřednictvím e-mailu sales@faktflow.cz;
• c) provádět automatické zálohy dat Klienta jednou denně; zálohy jsou uchovávány po dobu 30 dní;
• d) informovat Klienta o plánovaných odstávkách Platformy nejméně 24 hodin předem.

6.2 Poskytovatel neodpovídá za nedostupnost Platformy způsobenou výpadky třetích stran (hosting, DNS, telekomunikace) nebo zásahem vyšší moci.

6.3 Pokud Poskytovatel sám způsobí výpadek Služby po dobu delší než 24 hodin, poskytne Klientovi slevu v poměrné výši k předplaceným hodinám za daný měsíc (viz čl. VIII).

7.1 Platforma FaktApp včetně veškerého softwaru, designu, dokumentace a obchodního know-how je výhradním vlastnictvím Poskytovatele a je chráněna zákonem č. 121/2000 Sb. (autorský zákon) a dalšími předpisy na ochranu duševního vlastnictví.

7.2 Uzavřením Smlouvy získá Klient nevýhradní, nepřenositelné a časově omezené oprávnění k používání Platformy výhradně pro vlastní obchodní účely.

7.3 Data vložená Klientem do Platformy jsou výlučným vlastnictvím Klienta. Poskytovatel je oprávněn tato data zpracovávat pouze za účelem plnění Smlouvy.

7.4 Užívání Platformy poskytuje Klientovi oprávnění k použití výstupů z ní, nikoli však licenci k použití samotného softwaru nebo jeho kopie.

8.1 Poskytovatel vyvíjí přiměřené úsilí k zajištění maximální dostupnosti Platformy. Neposkytuje smluvně garantovaný uptime (SLA).

8.2 Kredit se uplatňuje na žádost Klienta zaslanou na sales@faktflow.cz do 14 dní po skončení výpadku. Kredit lze použít pouze na snížení příštího předplatného a nevyplácí se v hotovosti. Na bezplatný tarif se kredit nevztahuje.

8.3 Plánované odstávky (maintenance) prováděné mimo pracovní dobu (Po–Pá 9–17 h) a oznámené s předstihem alespoň 24 hodin se do výpočtu dostupnosti nezapočítávají.

8.4 Reklamace vad: Klient uplatní reklamaci na sales@faktflow.cz s popisem závady, informací o dotčeném účtu a s požadovaným řešením. Je-li vada odstranitelná, má Klient nárok na nápravu nebo přiměřenou slevu. Pokud vadu odstranit nelze, má Klient nárok na přiměřenou slevu z ceny.

9.1 Každý modul Platformy může mít specifické podmínky týkající se funkčnosti, odpovědnosti, legislativní shody, cenového modelu nebo nakládání s daty. Tyto Podmínky modulu jsou zveřejněny na příslušné stránce modulu na faktflow.cz/moduly a tvoří nedílnou součást Smlouvy a těchto VOP.

9.2 V případě rozporu mezi těmito VOP a Podmínkami konkrétního modulu mají přednost Podmínky modulu, pokud není výslovně stanoveno jinak.

9.3 Poskytovatel je oprávněn Podmínky modulu jednostranně měnit jejich aktualizací na faktflow.cz/moduly. O podstatné změně Podmínek modulu informuje Klienta e-mailem nejméně 14 dní předem. Pokud Klient se změnou nesouhlasí, je oprávněn Smlouvu vypovědět dle čl. II těchto VOP.

9.4 Bez ohledu na specifika jednotlivých modulů platí tato obecná pravidla pro všechny moduly:

• a) Legislativní shoda: Poskytovatel vyvíjí přiměřené úsilí, aby moduly s legislativní vazbou (fakturace, docházka, cestovní náhrady apod.) odpovídaly aktuálním požadavkům platných právních předpisů. Za správnost konkrétních výstupů (dokladů, výkazů, výpočtů) generovaných Klientem odpovídá Klient.
• b) Přesnost automatického zpracování: U modulů využívajících automatické zpracování dat (OCR, strojové učení, integrace třetích stran) závisí přesnost výstupů na kvalitě vstupních dat. Klient je povinen výsledky před dalším použitím zkontrolovat.
• c) Archivace: Za splnění zákonných archivačních povinností ve vztahu k příslušným orgánům odpovídá Klient.
• d) Přechod na nižší tarif: Při přechodu na nižší tarif může dojít k omezení rozsahu Služby nebo ke ztrátě dat přesahujících limity nižšího tarifu. Klient je na tuto skutečnost upozorněn v uživatelském rozhraní před provedením změny.
• e) Nevyužité jednotky: U modulů s objemovým účtováním (počet dokladů, zpráv apod.) nevyužité jednotky v rámci předplaceného období propadají bez náhrady, není-li v Podmínkách modulu uvedeno jinak.

10.1 V rozsahu zpracování osobních údajů, které Klient vloží do Platformy, vystupuje Klient jako správce a Poskytovatel jako zpracovatel dle čl. 28 GDPR. Tento článek zároveň plní funkci smlouvy o zpracování osobních údajů.

10.2 Podrobná Zásada ochrany osobních údajů (včetně DPA) je dostupná na faktflow.cz/gdpr. Aktuální seznam sub-zpracovatelů je na faktflow.cz/zpracovani-dat. Kontakt pro záležitosti ochrany osobních údajů: gdpr@faktflow.cz.

11.1 Poskytovatel přijímá a udržuje technická a organizační bezpečnostní opatření odpovídající aktuálnímu stavu techniky a charakteru zpracovávaných dat. Aktuální přehled bezpečnostních opatření je dostupný na faktflow.cz/bezpecnost.

11.2 V případě bezpečnostního incidentu (narušení důvěrnosti, integrity nebo dostupnosti dat) Poskytovatel informuje Klienta bez zbytečného odkladu, nejpozději do 24 hodin od zjištění incidentu.

11.3 Ve vztahu k zákonu č. 264/2025 Sb. (ZoKB / NIS2): Poskytovatel ke dni účinnosti těchto VOP nesplňuje prahové hodnoty pro povinné subjekty dle § 4 ZoKB. Poskytovatel se zavazuje Klienta informovat, pokud se jeho postavení změní.

12.1 Po ukončení Smlouvy z jakéhokoliv důvodu je Klient oprávněn do 30 dní exportovat svá data ve strojově čitelném formátu (CSV, JSON, ISDOC). Po uplynutí této lhůty může Poskytovatel data trvale smazat.

12.2 Pokud Klient zruší účet, ponechá Poskytovatel veškerý obsah v záloze po dobu 12 měsíců. Po uplynutí této doby jsou data nenávratně smazána.

12.3 Pokud Klient účet nezruší, pouze se do něj dlouhodobě nepřihlásí, budou data smazána po 2 letech od posledního přihlášení.

13.1 Celková odpovědnost Poskytovatele za škodu vzniklou Klientovi v souvislosti s plněním Smlouvy je omezena na výši tříměsíčního předplatného Klienta, maximálně však na 50 000 Kč.

13.2 Poskytovatel neodpovídá za nepřímé škody, ušlý zisk, ztrátu dat ani za škody způsobené vyšší mocí.

13.3 Omezení odpovědnosti se nepoužije v případě úmyslné škody nebo hrubé nedbalosti.

14.1 Obě smluvní strany se zavazují zachovávat mlčenlivost o důvěrných informacích druhé strany, které jim budou sděleny v souvislosti s plněním Smlouvy, včetně cenových podmínek Smlouvy.

14.2 Povinnost mlčenlivosti trvá po celou dobu platnosti Smlouvy a dále po dobu 3 let od jejího ukončení.

14.3 Povinnost mlčenlivosti se nevztahuje na informace veřejně dostupné nebo jejichž sdělení vyžaduje zákon.

15.1 Kde právní řád vyžaduje písemnou formu, bude za písemnou formu považována i komunikace e-mailem. Doručení nastává okamžikem odeslání zprávy na e-mailovou adresu adresáta (u Klienta ta uvedená v uživatelském profilu).

15.2 Práva a nároky Klienta vůči Poskytovateli nelze bez souhlasu Poskytovatele postoupit třetí straně. Poskytovatel je oprávněn Smlouvu jako celek postoupit své přidružené osobě i bez předchozího souhlasu Klienta.

15.3 Jazyk komunikace je český, případně anglický.

16.1 Poskytovatel je oprávněn VOP jednostranně měnit. O každé změně informuje Klienta e-mailem nejméně 30 dní před nabytím účinnosti.

16.2 Pokud Klient s novou verzí VOP nesouhlasí, je oprávněn Smlouvu vypovědět dle čl. 2.4. Pokud Klient Smlouvu ve lhůtě nevypoví, má se za to, že s novou verzí VOP souhlasí.

17.1 Tyto VOP a Smlouva se řídí právem České republiky, zejména zákonem č. 89/2012 Sb. (občanský zákoník). Případné spory budou řešeny u věcně a místně příslušného soudu v ČR.

17.2 Tyto VOP nabývají účinnosti dnem 1. března 2026 a nahrazují předchozí verze VOP. Aktuální znění VOP je vždy dostupné na faktflow.cz/vop.

FaktFlow s. r. o. · IČO: 23629312 · DIČ: CZ23629312 · Korunní 2569/108, Vinohrady, 101 00 Praha 10 · sp. zn. C 430409 · DS: rur3dbf · sales@faktflow.cz