Moduly FaktApp — Podmínky modulů

Zdroje dat a napojení

ReFlow přistupuje k datům prostřednictvím napojení na účetní systém Klienta. Podporované systémy: POHODA, Money S3 / S4 / S5, ABRA Flexi, DUEL a interní modul InvoFlow. Pro některé systémy je nutná instalace tzv. agent komponenty na straně Klienta (resp. jeho účetní), která zajišťuje pravidelný přenos dat do platformy FaktApp. Konfigurace agenta je součástí onboardingu.

Aktuálnost a frekvence dat

Standardní frekvence aktualizace dat je 1× denně v noci (mimo provozní hodiny). Pro tarif Pro a AI CFO lze sjednat zvýšenou frekvenci (např. 4× denně). Aktuálnost vykazovaných hodnot odpovídá aktuálnosti dat ve zdrojovém účetním systému; ReFlow data pouze čte a interpretuje, nezasahuje do nich a neopravuje je.

Odpovědnost za správnost

Za správnost, úplnost a věcnost dat ve zdrojovém účetním systému odpovídá výhradně Klient (popř. jeho účetní). Poskytovatel odpovídá za technickou správnost zpracování a vizualizace dat — nikoli za jejich obsahovou správnost. Klient bere na vědomí, že na základě dat z ReFlow nelze sestavit účetní závěrku ani daňové přiznání; ReFlow je manažerský reporting, nikoli účetní výkaz dle zákona č. 563/1991 Sb.

AI CFO — postřehy a poradenství

Funkce „AI CFO" v tarifu AI CFO generuje automatické postřehy, návrhy a alerty na základě dat z účetnictví. Tyto výstupy mají informativní a indikativní charakter. Nejedná se o finanční, daňové ani investiční poradenství ve smyslu zákona č. 256/2004 Sb. (o podnikání na kapitálovém trhu) ani zákona č. 85/1996 Sb. (o advokacii). Za rozhodnutí přijatá na základě výstupů AI CFO odpovídá Klient. Pro závazná stanoviska je nutné konzultovat daňového poradce, advokáta nebo auditora.

Tarif a cenový model

ReFlow se účtuje jako paušál za firmu (nikoli za uživatele) s limitem 3 uživatelů v základní ceně tarifu. Další uživatelé nad tento limit jsou účtováni samostatně dle ceníku. Tarif AI CFO má individuální tokenový cenový model, který je sjednáván v rámci samostatné cenové dohody.

Partnerský program pro účetní kanceláře

Účetní kanceláře, daňoví poradci a auditoři mohou vstoupit do Partnerského programu ReFlow. Výše provize závisí na počtu klientů Partnera, kteří mají aktivní ReFlow předplatné: 5–14 klientů 15 %, 15–29 klientů 17 %, 30 a více klientů 20 %. Klient Partnera platí přímo Poskytovateli; Partner dostává měsíční partnerskou odměnu. Podrobné podmínky Partnerského programu jsou součástí samostatné Partnerské smlouvy, která se uzavírá zvlášť.

Exportní formáty

PDF, XLSX, CSV. JSON API je dostupné v tarifu AI CFO.

Omezení

• ReFlow nelze využívat bez napojení na účetní systém. Pro firmy bez podporovaného účetnictví je možné sjednat individuální napojení (zpoplatněno).
• ReFlow není určen pro firmy s konsolidovaným účetnictvím dle § 22 zákona o účetnictví, není-li sjednáno jinak.
• Bezplatný tarif není poskytován. Demo verze na cvičných datech je dostupná po dohodě.

Legislativní shoda

• Zákon č. 235/2004 Sb. (zákon o DPH)
• Zákon č. 563/1991 Sb. (zákon o účetnictví)
• Evropská norma EN 16931 (strukturované elektronické faktury)

Integrace

• ARES — automatické doplnění údajů z registru ARES (veřejná služba MF ČR)
• VIES — ověření platnosti DIČ plátců DPH v EU
• QR Platba+ — generování QR kódu pro okamžité platby dle standardu QR Platba
• ISDOC 6.0 — export faktur ve formátu ISDOC (česká norma pro e-fakturaci)

Odpovědnost

Za správnost a úplnost dat zadaných do faktur (zejm. IČO, DIČ, ceny, sazby DPH) odpovídá výhradně Klient. Poskytovatel zajišťuje technické prostředky pro vystavení dokladu, nikoli jeho věcnou správnost.

E-invoicing

Poskytovatel zapracuje požadavky povinné elektronické fakturace dle legislativních termínů stanovených právními předpisy EU a ČR.

Free tier — omezení

Bezplatný tarif umožňuje vystavovat pouze vydané faktury pro max. 3 odběratele. Faktury vystavené z bezplatného tarifu obsahují informaci „Faktura vystavena přes FaktFlow.cz". Pro neomezené odběratele a vlastní branding je nutný tarif Solo nebo vyšší.

Počet uživatelů

Počet Uživatelů je omezen dle zvoleného tarifu (objemové pásmo). Bezplatný tarif umožňuje 1 uživatele s přístupem ke Kanbanu, úkolům, komentářům a přílohám. Gantt, timetracking a šablony jsou dostupné od tarifu 2–10 uživatelů.

Přechod na nižší tarif

Při přechodu na nižší tarif může dojít k omezení rozsahu Služby nebo ke ztrátě dat přesahujících limity nižšího tarifu (např. projekty, uživatelé nad limit). Klient je na tuto skutečnost upozorněn v uživatelském rozhraní před provedením změny.

Legislativní shoda

Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, § 96 — povinnost zaměstnavatele evidovat odpracovanou dobu. Odpovědnost za soulad konkrétní evidence docházky s požadavky zákoníku práce nese Klient. Poskytovatel zajišťuje technické nástroje pro vedení evidence.

Přesnost

Přesnost evidence docházky závisí na dodržování interních procesů Klienta (správné zadávání příchodů/odchodů, schvalování žádostí). Klient odpovídá za to, že evidence odpovídá skutečnosti.

TripFlow je dostupný ve dvou variantách:

• Standalone — bez TimeFlow, pro zákazníky, kteří nepotřebují evidenci docházky
• Add-on k TimeFlow — zvýhodněná cena pro zákazníky s aktivním TimeFlow

Aktuální ceny obou variant jsou na faktflow.cz/cenik.

Kurzy ČNB

Pro výpočty zahraničních per diem a náhrad jsou používány kurzy ČNB (Česká národní banka) platné ke dni cesty. Za správnost výpočtů cestovních náhrad odpovídá Klient — zejm. správné zadání destinace, délky cesty a kategorie zaměstnance.

Exportní formáty

PDF, XLSX

Přesnost OCR

Přesnost automatického vytěžování (OCR) závisí na kvalitě vstupního dokladu (rozlišení, kontrast, formát). Klient je povinen výsledky vytěžování před dalším použitím (účetní zápis, archivace) zkontrolovat. Poskytovatel neodpovídá za chyby způsobené nekvalitním vstupem.

Cenový model

Cenový model je založen na počtu zpracovaných dokladů dle tarifu. Nevyužité jednotky v rámci předplaceného období propadají bez náhrady.

Archivace

Zákonná povinnost archivace dokladů dle zákona č. 563/1991 Sb. leží výhradně na Klientovi. Platforma FaktApp není archivačním systémem ve smyslu zákona — Klient je povinen zajistit archivaci na vlastním úložišti nebo prostřednictvím certifikovaného archivu.

Exportní formáty

CSV, XML, ISDOC

• Legislativní shoda: Poskytovatel vyvíjí přiměřené úsilí, aby moduly s legislativní vazbou odpovídaly aktuálním požadavkům platných právních předpisů. Za správnost konkrétních výstupů odpovídá Klient.
• Přesnost automatického zpracování: U modulů využívajících automatické zpracování dat závisí přesnost výstupů na kvalitě vstupních dat. Klient je povinen výsledky před dalším použitím zkontrolovat.
• Archivace: Za splnění zákonných archivačních povinností odpovídá Klient.
• Nevyužité jednotky: U modulů s objemovým účtováním nevyužité jednotky v rámci předplaceného období propadají bez náhrady, není-li v Podmínkách modulu uvedeno jinak.